Tajemnica dobrej Retrospektywy


Panda na retrospektywie

Czym jest Retrospektywa?

Kiedy ostatni raz, razem z zespołem, próbowaliście usprawnić proces, w którym pracujecie? A może, zamiast na efektywności, skupiacie się jedynie na dostarczaniu zadań? Trudno myśleć o usprawnieniach pędząc pomiędzy spotkaniami z kubkiem kawy w dłoni. Potrzebujemy do tego przestrzeni i czasu. Właśnie od tego jest Retrospektywa. Spotkanie, podczas którego, poddajemy ocenie nasze praktyki i w ramach burzy mózgów szukamy obszarów do usprawnienia.

Retrospektywa jest narzędziem do usprawnienia sposobu, w jaki pracujemy. Każde takie spotkanie potencjalnie zwiększy waszą wydajność o 1%, a konsekwentne cotygodniowe iteracje, w ciągu roku mogą podnieść produktywność nawet do 150% tej standardowej. Choć może to zabrzmieć głupio, wiele zespołów ma problem z wyciągnięciem z Retro jakiejkolwiek wartości. Często wychodzą bez konkretnych planów na zmiany. Kluczowe znaczenie ma tutaj umiejętna facylitacja i skrupulatne przygotowanie spotkania, które zwykle prowadzi Scrum Master.

Tematyka spotkania może być dowolna. Podczas pierwszych Retro większość Zespołów Scrumowych szczegółowo analizuje swoje procesy, odnosząc się do obszarów wymagających ulepszenia, takich jak: sposób estymowania lub przeprowadzanie Przeglądu Sprintu.

Skupia się też na komunikacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz, na przykład z innymi działami lub użytkownikami. Jeżeli chcecie zostać świetnym Zespołem, to prędzej czy później porozmawiacie o swoich kompetencjach i czego musicie się jeszcze nauczyć. A także o wzajemnym zaufaniu i co Was codziennie motywuje do przyjścia do pracy. Pojawią się też tematy techniczne – jak zapewniacie jakość, jak podejmujecie decyzje architektoniczne i jakie praktyki inżynieryjne stosujecie.

Po co mi Retro?

Ciągłe doskonalenie pracy jest jednym z obowiązków zespołu. Scrum to ciągłe eksperymenty i szukanie sposobów na usprawnienia. We wdrażaniu usprawnień pomaga nam plan działania, który powinien być jednym z produktów sprawnej Retrospektywy. Wszystko, nad czym pracujecie możecie traktować jak eksperymenty. Oceńcie ich skuteczność na koniec następnego Sprintu i zatrzymajcie te, które działają. Odrzućcie te, które się nie sprawdziły. Jeśli nie ma nic do poprawy, to prawdopodobnie robicie coś źle. Plan działania, który powstał podczas Retro powinniście dodać do nadchodzącego Sprintu. Trzymanie ich w Backlogu Sprintu gwarantuje, że nie zostaną przeoczone. Dla pewności, możecie nadać im odrobinę wyższy priorytet. Dzięki temu szybciej zobaczycie rezultaty.

Jak przeprowadzić dobrą Retrospektywę?

  1. Przygotujcie scenerię: Odpowiednie rozpoczęcie Retro pomoże zespołowi skoncentrować się i otworzyć podczas dyskusji. Facylitator rozpoczyna od powitania i podziękowania wszystkim uczestnikom za obecność, przedstawia cel spotkania. Uczestnikom mogą teraz zabrać głos i powiedzieć co chcieliby wynieść ze spotkania. Zdefiniowanie tematów do pomaga w stworzeniu agendy.

  2. Zbierzcie dane: Kolejna część spotkania poświęcona jest zbieraniu danych. Obejmuje to dokumentowanie różnych rzeczy (takich jak wprowadzanie nowych technologii, spotkania i proces), a także wskaźników, które mają znaczenie dla zespołu. Metryki mogą obejmować wykresy spalania, częstotliwość wdrożeń lub zakres refaktoringu. Wspólne przeglądanie tych danych umożliwia zespołowi przedstawienie spostrzeżeń i dyskusję.

  3. Wygenerujcie spostrzeżenia: Na tej fazie zespół identyfikuje mocne strony i wyzwania napotkane w poprzedniej iteracji. Warto zwrócić uwagę na wszelkie interakcje i wzorce, które przyczyniły się do sukcesu. Nacisk położony jest tutaj na zbadanie dodatkowych możliwości oraz przeanalizowanie przyczyn i skutków podjętych działań. Spostrzeżenia te wyznaczają ścieżki bardziej efektywnej współpracy, która ostatecznie jest zgodna z głównym celem retrospektywy. Pominięcie tego kroku może prowadzić do pewnych zdarzeń i zachowań, które wpływają na pracę zespołów.

  4. Przygotujcie plan: Podczas generowania spostrzeżeń przygotujcie listę potencjalnych eksperymentów i ulepszeń. Nadszedł czas na przemyślenie i wybranie najbardziej obiecujących, zazwyczaj ograniczając wybór do jednego lub dwóch na iterację. Metodyczne podejście do planowania eksperymentów i zmian polega na tworzeniu odpowiednich pozycji w Backlogu. Pomaga to włączyć plan ulepszeń do następnego Sprintu.

  5. Zamknijcie spotkania: Ważne jest udokumentowanie wyników spotkania i przygotowanie strategii dalszych działań. Przygotowując retrospektywę warto wskazać dobre działania i zwrócić uwagę na to, co można by zmodyfikować podczas kolejnej.

Najprostszym sposobem przeprowadzenia retrospektywy jest zadanie każdemu uczestnikowi 2 pytań:

  • Co poszło dobrze?
  • Co można poprawić?

Aktywności wspomagające działania mogą znacznie poprawić dotychczasową dyskusję podczas retrospektywy :

  • Zachęcają do równego uczestnictwa - praca w mniejszych grupach zwiększa prawdopodobieństwo, że każdy zostanie wysłuchany i będzie miał możliwość zabrania głosu
  • Skupiają na rozmowie - określone ramy rozmowy ukazują dokładniej cel
  • Zachęcają do nowego spojrzenia na perspektywy - za pomocą np. burzy mózgów czy wywiadów w parach skutecznie służą celu retrospektywy i posuwają ją do przodu

Zaangażowanie zespołu podczas Retro

Powtarzalna forma sprawi, że Retrospektywy bardzo szybko zaczną się nudzić. Po kilku takich spotkaniach Zespół będzie szedł jak na ścięcie. Warto urozmaicać Retro korzystając z różnych szablonów.

Oto kilka moich ulubionych, których używam na https://www.figma.com/:

Korzystajcie z nich do woli. :)

WRÓĆ DO BLOGA