Jak podnieść efektywność spotkań w pracy?

Czy spotkania mogą być produktywne?

Nigdy nie lubiłem spotkań w pracy. Często były wyczerpujące, męczące, a na dodatek uważałem je za mało wartościowe i bezproduktywne. Chcąc, czy nie, są one nieodłącznym elementem naszego życia.

Lepsza organizacja

Mając na uwadze samopoczucie swoje, oraz współpracowników, staram się ciągle usprawniać spotkania, które organizuję. Z czasem udało mi się wypracować pewien schemat, którym chcę się z wami podzielić.

• Zawsze staram się być punktualny i trzymać wyznaczonych ram czasowych.
• Przed każdym spotkaniem staram się przygotować agendę, którą odpowiednio wcześnie dzielę się z uczestnikami.
• Wysyłając zaproszenia na spotkania staram się, aby zawierały informacje, które uczestnicy powinni wiedzieć przed samym wydarzeniem, w tym agendę.
• Unikam niespodzianek jeżeli nie są potrzebne. Każdy powinien mieć możliwość przygotowania się do spotkania.
• W przypadku długich spotkań uwzględniam przerwy.
• Ograniczam liczbę osób biorących udział w spotkaniu do max 6-7 osób.
• Akceptuję to, że nie każdy musi chcieć się wypowiedzieć. Zostawiam przestrzeń na wyrażenie swojej opinii, ale staram się na nikogo nie naciskać.
• Preferuję organizowanie spotkań rano, kiedy wszyscy mają "świeże" umysły.
• Staram się nagrywać spotkania, żeby osoby, które nie mogły brać udziału mogły zapoznać się z ich przebiegiem po wszystkim. Czasem takie nagranie przydaje się, żeby "odświeżyć" sobie pamięć.
• Lubię mieć jeden dzień, w którym praktycznie nie mam spotkań. Pozwala to mi i reszcie zespołu na regenerację.

Uczestnicy powinni być dobrze poinformowani

Im większe spotkanie organizuję, tym więcej szczegółów zamieszczam w treści zaproszenia. Najczęściej są to:

• tytuł, data i godzina,
• miejsce, zaproszenie do spotkania online,
• cel,
• ogólna agenda,
• lista uczestników,
• pytania lub potrzebne do podjęcia decyzje,
• przewidywany czas na dyskusję.

Po spotkaniu dodaję jeszcze:

• dodatkowe tematy, które powstały w trakcie,
• plan działania po spotkaniu oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności,
• link do nagrania.

Organizacja kalendarza

W swojej karierze spotkałem się jeszcze z dodawaniem emotikonek i kolorów spotkaniom w kalendarzu, dzięki czemu odpowiednio się kojarzą. Dobrze zorganizowane spotkania są kluczowe dla poprawienia rezultatów naszej pracy. Każdy element jest ważny, a brak porządnej organizacji sprawi, że będziemy marnować czas.

Mam nadzieję, że przynajmniej część z moich tricków przyda wam się w pracy. :)